Microsoft Ofis Mail Merge ile şablon bir metni bir çok kişi için kısa sürede oluşturma.

Mail merge word’ün bir çok kişinin keşfetmediği için aynı işi çok uzun yollardan yaptığı güzel bir özelliktir.

Bir word belgemizde aşağıdaki gibi bir şablon metnimiz var diyelim. 

Burada <> ile ifade edilen alanlara değişik şahıslara ait bilgiler gelelerek belgenin otomatik her kişi için çoğaltılmasını istiyoruz.

Bu bilgiler elimizdeki bir excel belgede kayıtlı olsun.  Excel  içeriği şu şekilde olsun:

isim	hesapno	miktar	adres
turgut	4123412	4432	a caddesi b sokak no:12
ahmet	234234	343	d caddesi t sokak no:15
mehmet	423423	234	m caddesi g sokak no:2
cumhur	5345345	534	h caddesi d sokak no:15
kezban	23423423	324	j caddesi l sokak no:13
demet	234234	3434	j caddesi l sokak no:16

...

...

Şimdi word belgemizi açalım ve ilk iş olarak listemizi word’e gösterelim.

Bu resimdeki ofis 2010 ekranıdır.  Ofis 2007den önceki sürümlerde menüler farklıdır.  Tools(Araçlar) à Letters And Mailings (Mektup ve Gönderiler) kısmında erişebilir liste ekleme kısmına.

 Use Existing List diyoruz ve  açılan dosya bulma penceresinden excel dosyamızı gösteriyoruz.

Bu ekran excel dosyayı gösterdikten sonra listemizin hangi excel sayfasında olduğunu belirmemiz için geliyor. Buradan ilgili sayfayı seçiyoruz.

Sonra şablon belgemizdeki ilgili alanı seçip oraya   “Insert Merge Field “  menüsünden  uygun alanı eşleyelim. Tüm <> ile yazdığımız alanları bu şekilde eşledikten sonra belgeleri otomatik üretme işlemini başlatabiliriz.  Alanları eşlediğimiz zaman  aşağıda görüldüğü gibi <<alanismi>> şeklinde alanlar gelmektedik belgemize. Bu alanlara sağ tıklayıp “Edit Field”  menüsünü seçtiğimizde buradan bir işinize yarayabilecek işlem yapabilirsiniz.

Mesela excel verilerinizde tüm isimlerin tüm harfleri büyük yazılmış olsun siz excel listede herhangi bir düzeltme yapmadan bu ekranda  Format  başlıklı listedeki  “Title Case” seçeneğiniz seçerseniz verileriniz word belgesine yazılırken  sadece baş harfleri büyük şekilde yazılacaktır. Ya da ilgili alanın başına veya sonuna otomatik bir değer eklenmesini istiyorsanız şablonda herhangi bir ekleme yapmadan bu ekran üzerinden  “Text to be inserted after:” ile sonuna, “Text to be inserted before:” ile alanın başına istediğimiz değeri ekletebiliriz.

Yandaki ekran görüntülerinde görüldüğü gibi Rules menüsü ile bir çok kural oluşturabilir bu kurallara göre kayıtlarınızı modifiye edip görünür gözükmez yapabilirsiniz. 

Preview Results ile şablon dosya üzerine listeyi bağlı şekilde verileri ile görüntüleyebilir kayıtlar arasında ileri geri tuşları ile ilerleyerek verilerin sonuç çıktısında nasıl olacağının önceden görebilirsiniz.

Nihayet şablon belgemizden sonuç belgelerimiz oluşturma kısmına geldik.  Bunun için “Finish Merge” menüsünden  dökümanların yazıcı çıktısını almak istiyorsanız  “Print Documents” seçilir. Oluşan yazıyı listedeki herkese ayrı ayrı mail olarak göndermek istiyorsanız “Send E-mail Messages...”  seçilir. Mail göndermek için tabiki  Kime (To : )  alanına eşleyebileceğiniz mail adreslerinin listenizde kayıtlı olması gerekir. Biz bu örnekte otomatik belge çoklaması yapmak istiyoruz o yüzden menünün en üstündeki  “Edit Individual Documents...” menüsünü seçiyoruz.

Buradan gelen ekranda  ya tüm sayfaları oluşturabiliriz, veya ileri geri tuşları ile öngörünümde ilerlemişsek üzerinde bulunduğumuz kaydı ya da başlangıç ve bitiş indexlerini verdiğimiz kayıtlardan belgeleri oluşturabiliriz.  “OK”  tuşuna bastığımızda ayrı bir word belgesi açılacak ve buraya tüm belgeler sırası ile otomatik oluşacaktır.

Umarım bu özellik bir çok işiniz kolaylaştıracaktır.